Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltungsreihe Robert Koch-Colloquium und deren Liveübertragung (im Folgenden „Hybridveranstaltung“). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Robert Koch-Institut (RKI)
Nordufer 20
13353 Berlin
vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Lars Schaade
E-Mail: info@rki.de

Datenschutzbeauftragte
Robert Koch-Institut, z. Hd. der Datenschutzbeauftragten
Nordufer 20
13353 Berlin
E-Mail: datenschutz@rki.de

2. Umfang der Verarbeitung

Im Rahmen der Planung und Organisation (insb. Registrierung, Versendung von Einladungen, Verwaltung der Teilnehmer), Durchführung (insb. technische Bereitstellung und Moderation) und Nachbereitung der Hybridveranstaltung werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Zur Einladung und Anmeldung zum Robert Koch Colloquium ist insbesondere die Verarbeitung Ihres Vor- und Nachnamens und Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Diese sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Sie können zudem weitere personenbezogene Daten freiwillig angeben, z.B. Ihre Organisation und weitere im Nachrichtenfeld des Kontaktformulars. Sofern Sie Referierende(r)/Diskussionsteilnehmer(in) sind, verwenden wir darüber hinaus ggf. auch Ihren Namen, Ihre Organisation, ein Foto von Ihnen, kurze Angaben zu Ihrem Lebenslauf und ggf. Ihre Social Media Präsenz, um die Veranstaltung anzukündigen bzw. zu bewerben (z.B. in Form (digitaler) Veranstaltungsflyer).

Der Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen der Hybridveranstaltung hängt auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Hybridveranstaltung machen und welche Einstellungen Sie vornehmen. Folgende personenbezogene Daten sind stets Gegenstand der Verarbeitung im Rahmen der Hybridveranstaltung und erforderlich zu dessen Durchführung:

Angaben zum Teilnehmer, als Pflichtangaben gekennzeichnete Informationen wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse (sowie zusätzlich freiwillig gemachte Angaben). Bei einer Online-Teilnahme sind es zusätzlich Zugangsdaten, User-ID.

Veranstaltungs- und Nutzungs-Daten, insb. Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Informationen zur verwendeten Hard- und Software. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Nutzergenerierte Daten wie Chat-Inhalte: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen, sofern der Verantwortliche dies in den Einstellungen des Webmeetings erlaubt und wenn Sie sich selbst durch die Verwendung der entsprechenden Funktionen in das Webmeeting einbringen. Die Nutzung des Chats ist selbstverständlich vollkommen freiwillig.

Sofern Sie im Rahmen des Hybridveranstaltung über Webex referieren oder an einer Podiumsdiskussion teilnehmen, werden, um die zeitgleiche Übertragung und Anzeige von Video- und die Wiedergabe von Audio-Daten (Live-Streaming) zu ermöglichen, entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Webmeeting-Applikation abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden vonseiten des Verantwortlichen so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen. Sofern Sie vor Ort als Referierende(r) oder Diskussionsteilnehmende(r) teilnehmen, erfolgt das Live-Streaming über Endgeräte des RKI.

Sofern (Teile der) Hybridveranstaltung aufgezeichnet werden, werden die Aufzeichnungen gespeichert und im Anschluss an die Veranstaltung auf den Kommunikationskanälen des RKI, insb. seinem YouTube-Kanal, veröffentlicht. Zudem können die aufgezeichneten Foto-, Video- und Audiodaten in Gänze oder in Teilen auf der Internetseite, auf Plakaten sowie in Print- und Online-Medien des RKI innerhalb und außerhalb des RKI und auf weiteren Social-Media-Kanälen des RKI veröffentlich werden. Grundsätzlich sind hiervon nur die Referierende(r)/Diskussionsteilnehmer(in) erfasst. Gegebenenfalls sind je nach Sitzplatz vereinzelt auch Teilnehmende vor Ort darauf erkennbar. Hiervon nicht betroffene Sitzplätze vor Ort sind entsprechend gekennzeichnet. Sofern Sie keine Aufzeichnung oder Aufnahmen und Veröffentlichung wünschen, bitten wir Sie, bei der Auswahl des Sitzplatzes auf eine entsprechende Kennzeichnung zu achten oder sich an die Fotografierenden und das Veranstaltungsorganisationsteam vor Ort zu wenden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden vom RKI verarbeitet, um die Hybridveranstaltung im Rahmen der Veranstaltungsreihe Robert Koch Colloquium planen, organisieren, bewerben und dazu einladen zu können. Rechtsgrundlage der damit einhergehenden Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 IfSG. Sofern Sie im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung weitere personenbezogene Daten freiwillig angeben, ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern und soweit wir Ihre Daten als Referierende(r)/Diskussionsteilnehmer(in) verarbeiten, um die Veranstaltung zu bewerben, ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weiterhin verarbeitet das RKI personenbezogene Daten, um Anmeldungen zu verwalten, Ihnen die Zugangsdaten zukommen zu lassen, die Hybridveranstaltung durchzuführen und nachzubereiten. Dafür nutzen wir im hier beschriebenen Umfang auch Web-Anwendungen, um die Colloquien auch digital per Live-Stream zugänglich machen zu können und um den Teilnehmern eine komfortable, ortsunabhängige Teilnahme an den Veranstaltungen zu ermöglichen. Wenn Sie die Chat-Funktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und Ihre Fragen im Rahmen der Veranstaltung diskutieren zu können. Rechtsgrundlage der damit einhergehenden Verarbeitungen ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der optionalen Angaben in der Anmeldemaske ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des RKI verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Wenn Sie als Referierende(r)/Diskussionsteilnehmer(in) an der Hybridveranstaltung aktiv sind, werden Fotos, Audio- und Videodaten von Ihnen sowie Ihre Präsentation zum Zwecke des Live-Streamings während des Webmeetings sowie ggf. zum Zwecke der Aufzeichnung und späteren Veröffentlichung verarbeitet. Rechtsgrundlage der damit einhergehenden Verarbeitungen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sofern von diesen Foto-, Audio- und Videodaten ausnahmsweise auch Teilnehmende vor Ort erfasst sind, ist Art. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlade der Datenverarbeitung.

Sofern für die Planung, z.B. Anreise, Verköstigung und/oder Unterbringung erforderlich, können von Referierenden bzw. Diskussionsteilnehmenden weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern wir diesbezüglich sensible personenbezogene Daten z.B. über spezifische Ernährungsbedürfnisse oder Zugangsbedingungen verarbeiten, benötigen wir hierzu Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne die Angabe Ihrer zur Anmeldung zum Webmeeting nötigen und der zu dessen Durchführung technisch erforderlichen Daten ist eine Teilnahme über Cisco Webex jedoch nicht möglich. Für Referierende/Diskussionsteilnehmende ist die Zustimmung zum Livestreaming Voraussetzung für die Teilnahme. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

4. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Hybridveranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegebenen, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter der eingesetzten Webmeeting-Applikationen Webex und dessen Subunternehmer erhalten Möglichkeit zur Kenntnis der o.g. Daten, soweit dies zur Durchführung der Hybridveranstaltung vorgesehen ist. Derzeit arbeiten wir mit folgendem Dienstleister zusammen:

• Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Drive, San Jose, California 95134, USA.

Die Aufzeichnungen der Colloquien können auf dem öffentlich erreichbaren YouTube-Kanal des RKI veröffentlicht werden. YouTube ist eine Video-Plattform, die für europäische Nutzer von der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de) betrieben wird. Hierbei werden grundsätzlich nur die in den Aufzeichnungen enthaltenen personenbezogenen Daten der Referierenden/Diskussionsteilnehmenden verarbeitet. Ausnahmsweise können die Aufzeichnungen auch personenbezogene Daten von Teilnehmenden vor Ort enthalten. 

Foto-, Audio- und Videodaten, die im Rahmen der Hybridveranstaltung angefertigt werden, können in Gänze oder in Teilen zudem auf den nachfolgenden öffentlich erreichbaren Social-Media-Kanälen des RKI im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des RKI veröffentlicht werden:

• Facebook, Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Instagram, Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, https://help.instagram.com/519522125107875
• Linkedin, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin, Irland, https://linkedin.com/legal/privacy-policy
• BlueSky, Bluesky PBLLC, Seattle, WA, USA, https://bsky.social/about/support/privacy-policy
• Mastodon, Mastodon gGmbH, Mühlenstraße 8a, 14167 Berlin, Germany, https://social.bund.de/privacy-policy 

Im Rahmen der Ankündigung und Bewerbung der Hybridveranstaltung und der anschließenden Berichterstattung veröffentlicht das RKI Ihre Daten als Referierende(r)/Diskussionsteilnehmer(in) auf seinen Kommunikationskanälen innerhalb und außerhalb des RKI und an potentielle Veranstaltungsteilnehmer (insb. (inter-)nationale Forschungseinrichtungen und Organisationen).

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir setzen im Rahmen der Durchführung von Webkonferenzen Cisco Webex ein. „Cisco Webex“ ist ein Dienst der Cisco Systems, Inc. (Cisco), die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit ggf. auch in einem Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR statt. Cisco ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Durch diese Zertifizierung wird die Angemessenheit des Datenschutzniveaus sichergestellt.

Im Rahmen der Ankündigung/Bewerbung der Hybridveranstaltung ist eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer/an internationale Organisationen möglich. Außerdem erfolgt die Veröffentlichung von Veranstaltungs-Aufzeichnungen des Robert Koch Colloquiums auf dem YouTube-Kanal oder Teilen davon als Foto-, Video und Audiodaten auf weiteren in Ziff. 4 genannten Social-Media-Kanälen des RKI. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländern außerhalb der EU und des EWR stattfindet. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. 

Wie zuvor erläutert, betrifft dies grundsätzlich nur unsere Referierenden bzw. Diskussionsteilnehmer:innen. Wie zuvor beschrieben, kann dies in Ausnahmefällen auch Teilnehmende vor Ort betreffen. Sofern Sie keine Aufnahme von sich und deren Veröffentlichung wünschen, bitten wir Sie, bei der Auswahl des Sitzplatzes auf eine entsprechende Kennzeichnung zu achten oder sich an die Fotografierenden und das Veranstaltungsorganisationsteam vor Ort zu wenden. 

6. Speicherdauer

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Die über die Hybridveranstaltung ausgetauschten Video- und Audio-Daten werden grundsätzlich nur im für das Streaming der Daten erforderlichen Umfang temporär zwischengespeichert und anschließend gelöscht. Nur für den Fall, dass eine (Audio-/Video-)Aufnahme erfolgt, werden die aufgezeichneten Daten so lange gespeichert, wie dies die Einwilligung der betroffenen Personen zulässt und auf YouTube in jedem Falle nicht länger als drei Jahre. Auf anderen Social Media Plattformen sind die Löschzeiten ggf länger. Personenbezogene Daten die sich aus E-Mails oder per Chat während des Webmeetings ergeben, werden nach Ende des Hybridveranstaltung unverzüglich gelöscht.

Die für die Durchführung/Organisation der Veranstaltung benötigten Daten werden nach Abschluss der Nachbearbeitung der Veranstaltung gelöscht. Sollten Betroffene vorher eine Löschung ihrer Daten ausdrücklich fordern, werden die Daten umgehend gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung dieser Rechte unter den o.g. Kontaktdaten an das RKI.