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Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter im Bereich des Empfangs und der Telefonzentrale (m/w/d) (93/22)

Bewerbungsfrist:
8. Juni 2022
Arbeitsbeginn:
nächstmöglich
Arbeitszeit:
Teilzeit 50%

Unser Angebot

Wir sind das Public-Health-Institut für Deutschland. Unser Ziel ist es, die Bevölkerung vor Krankheiten zu schützen und ihren Gesundheitszustand zu verbessern. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.300 Menschen aus 90 verschiedenen Berufen und mehr als 50 Nationen.

Wir suchen Verstärkung im Inneren Dienst nächstmöglich eine/-n

Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter im Bereich des Empfangs und der Telefonzentrale (m/w/d)
(bis E 4 TVÖD)

Die Position ist unbefristet.
Für die Position ist grundsätzlich eine Arbeitszeit von 19,5 Wochenstunden (50% einer Vollbeschäftigung) vorgesehen.
Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte.

Werden Sie Teil unserer Abteilung Zentrale Verwaltung in einer der größten deutschen Ressortforschungseinrichtungen. Wir zählen auf Sie!

Stellenbezeichnung

Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Abwicklung des Telefondienstes (Führung und Vermittlung interner und externer Telefonate der allgemeinen sowie der Fachöffentlichkeit, Erteilung von Auskünften, Meldung und Vermittlung von Notfallanzeigen in Zusammenhang mit einem mög-lichen Krisengeschehen)
  • Abwicklung des erweiterten Empfangs- und Pförtnerdienstes (Überwachung und Steuerung des Personenzugangs sowie der Zufahrten zum Gelände, Empfang und Vermittlung von z.T. internationalen Besucher/-innen bzw. Gästen und Fremdfirmen-personal, Aufbewahrung und Ausgabe von Schlüsseln und Zugangskontrollkarten)
  • Annahme und Weitervermittlung von teils infektiösem Probenmaterial nach Qualitätsmanagement-Vorgaben und unter Einsatz elektronischer Systeme
  • Pflege einer zentralen Telefondatenbank sowie der Raumdatenbank (Facility-Management) und weiterer Datenquellen
  • Absolvierung von (kleineren) Büroarbeiten / EDV-Arbeiten unter Anwendung der Office-Applikationen
  • Ausgabe von Dienstfahrrädern

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

  • mindestens guter Hauptschul- oder mittlerer Bildungsabschluss

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

  • auf dem Gebiet des Empfangs- und Telefonwesens, des Bürowesens oder der medizinischen Dienstleistung mit Kunden- / Patientenkontakt
  • im Umgang mit der Standardinformationstechnik, insbesondere der MS Office-Programme und dem Internet

Zusätzlich wünschenswert

  • abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- / Bürowesen oder im medizinischen Dienstleistungswesen

Weitere Voraussetzungen

  • Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C1, Englisch mindestens B1
  • Bereitschaft zum Umgang mit Fachterminologie auf dem Gebiet der Medizin bzw. des Gesundheitswesens
  • Bereitschaft zur Arbeit in Wechseldiensten (Früh-, Mittel- und Spätdienste sowie Variationen)

Damit überzeugen Sie uns

  • Flexibilität und die Fähigkeit, sich zügig auf unterschiedliche Situationen und Gesprächspartner/-innen einstellen zu können
  • Belastbarkeit und Stresstoleranz in stressigen Arbeitssituationen
  • Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, Aufgaben nach Priorität zu unterscheiden und jederzeit den Überblick über anfallende Aufgaben zu behalten
  • Kritikfähigkeit durch das Akzeptieren von konstruktivem Feedback
  • Kooperations- und Teamfähigkeit durch Unterstützung Ihrer Teammitglieder und das Einhalten von Absprachen
  • Kommunikationsfähigkeit unter Einhaltung höflicher und verbindlicher Gesprächsregeln

Das zeichnet uns aus

  • Gelebte Verantwortung: Wir bieten einen Job, mit dem Sie einen Unterschied machen. Als Deutschlands wichtigstes Public Health Institut können wir viel bewegen.
  • Teamwork und Zusammenhalt: Unsere Ziele erreichen wir nur gemeinsam. Daher legen wir großen Wert auf respektvolles Miteinander und eine offene Feedback-Kultur.
  • Flexibilität und Arbeit: Wir gehen mit der Zeit und bieten individuelle, flexible Arbeitszeitmodelle, 30 Urlaubstage im Jahr und die Möglichkeit auch für längere Auszeiten.
  • Mobilität: Mobile Arbeit gehört für uns zum beruflichen Alltag, für die Fahrt ins Büro gibt es ein Jobticket und für kurze Wege auch Dienstfahrräder.
  • Arbeit, Familie und mehr: Familienservice, Kitaplätze, Gleitzeit: Das Leben ist bunt und unsere Angebote sind es auch, so divers wie unsere Beschäftigten selbst.
  • Freizeitangebote und Events: Ob Teamsport, Entspannungskurs oder Cinema-Club, bei uns kommt auch die Freizeit nicht zu kurz. Gemeinsame Events? Auch die gibt es regelmäßig!
  • Fort- und Weiterbildung: Wir können nur gemeinsam wachsen. Daher unterstützen wir Ihre berufliche, akademische und persönliche Weiterentwicklung.
  • Top Ausstattung: Bereichernde Arbeitserfahrungen und modernes Equipment für vielfältige Forschung und Administration.

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.
Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevor-zugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsun-terlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie haben Lust auf eine neue Herausforderung?
Werden Sie Teil der RKI-DNA! Wir freuen uns auf Sie.

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter www.interamt.de.
Bitte bewerben Sie sich über das Stellenportal des Öffentlichen Dienstes Interamt unter der StellenID 803982 / Kennziffer 93/22 bis zum 08.06.2022.

Weitere Informationen: www.rki.de

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