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Mitarbeiter/in im Sekretariat (m/w/d) (91/22)

Bewerbungsfrist:
14. Juni 2022
Arbeitsbeginn:
nächstmöglich
Arbeitszeit:
Vollzeit

Unser Angebot

Wir sind das Public-Health-Institut für Deutschland. Unser Ziel ist es, die Bevölkerung vor Krankheiten zu schützen und ihren Gesundheitszustand zu verbessern. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.300 Menschen aus 90 verschiedenen Berufen und mehr als 50 Nationen.

Wir suchen für das Büro des Präsidenten/Vizepräsidenten nächstmöglich eine/-n

Mitarbeiter/in im Sekretariat (m/w/d)
(bis E 6 TVÖD)

Die Position ist befristet bis 27.08.2022.
Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte.
Es handelt sich um eine Mutterschutzvertretung. Die Verlängerung des Vertrages um die geplante Elternzeit von einem Jahr ist vorgesehen.

Werden Sie Teil einer der größten deutschen Ressortforschungseinrichtungen. Wir zählen auf Sie!

Stellenbezeichnung

Mitarbeiter/in im Sekretariat (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Weitgehend eigenverantwortliches Management des Vorzimmers des Präsidenten/Vizepräsidenten, dazu gehören:

  • Korrespondenz und Telefonate,
  • Termindisposition,
  • Reisevorbereitung und Abrechnung,
  • Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Gästebetreuung,
  • Literaturrecherchen in einschlägigen Fachforen sowie Literaturbeschaffung und Internetrecherchen,
  • Verwaltung deutscher und fremdsprachlicher Dokumente (Registraturtätigkeit).

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden Beruf (bevorzugt Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, aber auch Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement o.ä.)

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

  • einschlägige Berufserfahrung
  • professioneller Umgang mit den Microsoft Office Standardanwendungen sowie einem Dokumentenmanagementsystem (bevorzugt Fabasoft eGov-Suite)

Weitere Voraussetzungen

  • Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2 wird vorausgesetzt und Englisch B1 wünschenswert
  • Bereitschaft sich in einen Dienstplan zu integrieren (Früh- und Spätschicht)
  • Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG)

Damit überzeugen Sie uns

  • Belastbarkeit und Stresstoleranz mit der Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen flexibel, gelassen und überlegt zu reagieren und zu handeln
  • Organisationsfähigkeit, die sich auszeichnet durch sinnvolle und strukturierte Arbeitsweise, so dass der Überblick über die eigenen Aufgaben behalten wird
  • Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auch bei hohem Arbeitsdruck
  • Kommunikationsfähigkeit durch Darstellung übersichtlicher und anschaulicher Sachverhalte sowie durch präzise und sachliche Argumentation
  • Kooperations- und Teamfähigkeit durch vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
  • Durchsetzungskraft mit der Fähigkeit, die eigenen Standpunkte und Ziele trotz Widerstände durchzusetzen

Das zeichnet uns aus

  • Gelebte Verantwortung: Wir bieten einen Job, mit dem Sie einen Unterschied machen. Als Deutschlands wichtigstes Public Health Institut können wir viel bewegen.
  • Teamwork und Zusammenhalt: Unsere Ziele erreichen wir nur gemeinsam. Daher legen wir großen Wert auf respektvolles Miteinander und eine offene Feedback-Kultur.
  • Flexibilität und Arbeit: Wir gehen mit der Zeit und bieten individuelle, flexible Arbeitszeitmodelle, 30 Urlaubstage im Jahr und die Möglichkeit auch für längere Auszeiten.
  • Mobilität: Mobile Arbeit gehört für uns zum beruflichen Alltag, für die Fahrt ins Büro gibt es ein Jobticket und für kurze Wege auch Dienstfahrräder.
  • Arbeit, Familie und mehr: Familienservice, Kitaplätze, Gleitzeit: Das Leben ist bunt und unsere Angebote sind es auch, so divers wie unsere Beschäftigten selbst.
  • Freizeitangebote und Events: Ob Teamsport, Entspannungskurs oder Cinema-Club, bei uns kommt auch die Freizeit nicht zu kurz. Gemeinsame Events? Auch die gibt es regelmäßig!
  • Fort- und Weiterbildung: Wir können nur gemeinsam wachsen. Daher unterstützen wir Ihre berufliche, akademische und persönliche Weiterentwicklung.
  • Top Ausstattung: Bereichernde Arbeitserfahrungen und modernes Equipment für vielfältige Forschung und Administration.

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie haben Lust auf eine neue Herausforderung?

Werden Sie Teil der RKI-DNA! Wir freuen uns auf Sie.

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter www.interamt.de.
Bitte bewerben Sie sich über das Stellenportal des Öffentlichen Dienstes Interamt unter der StellenID 807550 / Kennziffer 91/22 bis zum 14.06.2022.

Weitere Informationen: www.rki.de

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