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Verwaltungsmitarbeiterinnen/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) (172/21)

Bewerbungsfrist:
14. November 2021
Arbeitsbeginn:
nächstmöglicher Zeitpunkt
Arbeitszeit:
Vollzeit

Unser Angebot

Wir suchen in der Abteilung ZIG "Zentrum für Internationalen Gesundheitsschutz" ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt zwei

Verwaltungsmitarbeiterinnen/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
(je nach Qualifikation und Erfahrung bis Entgeltgruppe 9a TVöD).

Eine Position ist bis zum 31. Dezember 2022 befristet. Eine weitere Position ist zunächst im Rahmen der Schutzfrist befristet, soll aber für die sich planmäßig anschließende Elternzeit der Stelleninhaberin bis voraussichtlich 31. März 2023 verlängert werden.

Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte.

Stellenbezeichnung

Verwaltungsmitarbeiterinnen/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Allgemeine administrative Projektunterstützung
  • Administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen wie internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung
  • Überwachen der Termin- und Raumplanung
  • Überwachen des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie von Projektbudgets
  • Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen
  • Interne und externe Materialbeschaffung
  • Selbstständige Bearbeitung des Schrift- bzw. E-Mail-Verkehrs und Schriftgutverwaltung - insbesondere Erlassberichte sowie Veraktung von Vorgängen
  • Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen/ Fachkompetenzen

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z.B. im Bereich Veranstaltungsmanagement, öffentliche Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär/-in

Kenntnisse und Erfahrungen (verpflichtend)

  • Erfahrung bei der Planung und Durchführung internationaler Projekte (Projektassistenz)
  • Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen mit internationalen Gästen
  • Erfahrung in der administrativen Begleitung von extern finanzierten Projekten (Drittmittel)
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (gängige Microsoft Office Programme)
  • Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten (nachweisbar sehr gute Kenntnisse im Tastenschreiben)

Kenntnisse und Erfahrungen (wünschenswert)

  • Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit der im RKI eingesetzten Verwaltungsmanagementsoftware Mach Web, Fabasoft eGov-Suite sowie Travel Management System des Bundes (TMS); die Bereitschaft, sich in die Systeme einzuarbeiten, ist erforderlich
  • Kenntnisse der relevanten Rechtsgrundlagen (z.B. Vergaberecht, Bundeshaushaltsordnung, Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung)
  • Erfahrung in der Protokollführung

Weitere Voraussetzungen

  • Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mindestens C1

Damit überzeugen Sie uns

  • Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit: Sie stellen sicher, dass auch die Details eines Arbeitsauftrages erledigt werden.
  • Organisationsfähigkeit; Sie sind in der Lage, die eigene Arbeit sinnvoll zu strukturieren und den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten.
  • Flexibilität: Mit unvorhergesehenen Situationen kommen Sie gut zurecht.
  • Kommunikationsfähigkeit: Sachverhalte können Sie übersichtlich und anschaulich darstellen und Sie argumentieren präzise und sachlich.
  • Serviceorientierung: Sie bearbeiten Wünsche schnell und zuverlässig.
  • Kooperations- und Teamfähigkeit: Für Sie ist es selbstverständlich, Teammitglieder zu unterstützen und Hilfe anzubieten.

Unser Angebot

  • Flexible Arbeitszeiten und verschiedene Teilzeitmodelle
  • 30 Urlaubstage im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Umfangreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
  • Kita „RoKo-Kids“ und Familienservice
  • Vielfältige Sportangebote (u.a. Fitness, Yoga, Tischtennis)
  • Interdisziplinäre Institutsaktivitäten (Chor, Vortragsreihen für Alle, Cinema, Museum, …)
  • Gelebte Diversität und Inklusion

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Weitere Informationen: www.rki.de

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter www.interamt.de.
Bitte bewerben Sie sich über das Stellenportal des Öffentlichen Dienstes Interamt unter der StellenID 731010 / Kennziffer 172/21 bis zum 14.11.2021.

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