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Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) (160/21)

Bewerbungsfrist:
14. November 2021
Arbeitsbeginn:
nächstmöglicher Zeitpunkt
Arbeitszeit:
Teilzeit 50%

Unser Angebot

Wir suchen im Fachgebiet ZIG 3 „Notfallvorsorge und Einsatzunterstützung“ in der Abteilung ZIG „Zentrum für internationalen Gesundheitsschutz“ ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
(Entgeltgruppe 9a TVöD).

Die Position ist bis zum 31. Dezember 2024 befristet.
Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte.

Für die Position ist grundsätzlich eine Arbeitszeit von 19,5 Wochenstunden (50 % einer Vollbeschäftigung) vorgesehen.

Stellenbezeichnung

Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets, einschließlich Unterstützung bei der Budgetplanung
  • Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abrechnungen
  • Vorbereitung der Aufenthalte von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern des RKI am Africa CDC, inklusive Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Vorbereitung von Aufenthalten afrikanischer Gastwissenschaftler/-innen am RKI inkl. Klärung notwendiger Formalitäten (z.B. Visabeschaffung)
  • Administrative und logistische Vorbereitung, Begleitung und Abwicklung von Tagungen, Workshops und Seminaren im In- und Ausland
  • Organisation von Schriftverkehr, Schriftgutverwaltung sowie Veraktung des Schriftgutes
  • Vorbereitung und Erstellen von Berichten und Präsentationen

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen/ Fachkompetenzen

  • Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z.B. im Bereich öffentliche Verwaltung, Veranstaltungsmanagement, Tourismus oder Fremdsprachen

Kenntnisse und Erfahrungen (verpflichtend)

  • Einschlägige Berufserfahrung bei der Planung und Umsetzung internationaler Projekte (Projektassistenz)
  • Nachweisbare Berufserfahrung in der administrativen Begleitung von extern finanzierten Projekten (Drittmittelprojekte)
  • Kenntnisse im Haushaltsrecht des Bundes und der für diesen Bereich einschlägigen Vorschriften (z.B. Bundeshaushaltsordnung, Bundesreisekostengesetz)
  • Fortgeschrittene Anwenderkenntnisse der gängigen Bürosoftware (MS Office, insbesondere Excel)
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Software
  • Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten Englisch und Deutsch

Kenntnisse und Erfahrungen (wünschenswert)

  • Kenntnisse der im RKI eingesetzten Software MachWeb und Fabasoft

Weitere Voraussetzungen

  • Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mindestens C1, Englisch mindestens B2, weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch, sind von Vorteil

Damit überzeugen Sie uns

  • Adressatenorientierung im mündlichen und schriftlichen Ausdruck: Sie beherrschen die Sprache in Grammatik und Rechtschreibung fehlerfrei.
  • Lernfähigkeit und -bereitschaft: In neue Aufgaben arbeiten Sie sich rasch ein.
  • Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit: Sie stellen sicher, dass auch die Details eines Arbeitsauftrags erledigt werden.
  • Kommunikationsfähigkeit: Anderen gegenüber verhalten Sie sich zuvorkommend, freundlich und wertschätzend.
  • Serviceorientierung: Sie stellen sich auf die jeweiligen Geschäftspartner und deren Bedürfnisse ein.
  • Interkulturelle Kompetenz: Sie sind in der Lage, die eigene Vorgehensweise flexibel auf die kulturelle Zielgruppe abzustimmen.

Unser Angebot

  • Flexible Arbeitszeiten und verschiedene Teilzeitmodelle
  • 30 Urlaubstage im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Umfangreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
  • Kita „RoKo-Kids“ und Familienservice
  • Vielfältige Sportangebote (u. a. Fitness, Yoga, Tischtennis)
  • Interdisziplinäre Institutsaktivitäten (Chor, Vortragsreihen für Alle, Cinema, Museum, …)
  • Gelebte Diversität und Inklusion

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter www.interamt.de.
Bitte bewerben Sie sich über das Stellenportal des Öffentlichen Dienstes Interamt unter der StellenID 730919 / Kennziffer 160/21 bis zum 14.11.2021.

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