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Fremdsprachensekretär/-in oder Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d) (122/21)

Bewerbungsfrist:
16. August 2021
Arbeitsbeginn:
baldmöglichst
Arbeitszeit:
Vollzeit

Unser Angebot

Wir sind das Public-Health-Institut für Deutschland. Unser Ziel ist es, die Bevölkerung vor Krankheiten zu schützen und ihren Gesundheitszustand zu verbessern. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.300 Menschen aus 90 verschiedenen Berufen und mehr als 50 Nationen.

Wir suchen in der Abteilung 3 „Infektionsepidemiologie“ ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n

Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär oder Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
(je nach Qualifikation und Erfahrung bis Entgeltgruppe 8 TVöD)

Die Position ist unbefristet zu besetzen.
Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte.

Stellenbezeichnung

Fremdsprachensekretär/in Verwaltungsmitarbeiter /in (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Persönliche Assistenz / Administrative Geschäftsstelle der Abteilungsleitung, Koordination von fachgebietsübergreifenden Aufgaben, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Haushaltsplanung und Haushaltsmanagement für die im Verantwortungsbereich liegenden Arbeitsaufgaben, Unterstützung bei der Ressourcenplanung der Abteilung, Bearbeitung von Beschaffungsaufgaben, Raumplanung
  • Selbstständige Organisation und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Tagungen, Workshops, Sitzungen und Telefonkonferenzen sowie Protokollführung, Dienstreiseorganisation und -abrechnung
  • eigenständige Schriftgutverwaltung, Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Bearbeitung von Erlassberichten, Veranlassung der Veraktung, Unterweisung von Auszubildenden
  • Ausarbeitung und Gestaltung von Vorträgen, Redaktion von Internetseiten, Erstellung und Einbindung von Referenzlisten bei wissenschaftlichen Publikationen, Recherche in elektronischen Literaturdatenbanken, redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Manuskripte in Deutsch und Englisch
  • Im Krisenfall Einsatz im bzw. Unterstützung des Lagezentrums des RKI, ad hoc Reiseplanung und logistische Unterstützung bei auswärtigen Teameinsätzen

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen/ Fachkompetenzen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär/-in, Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder eine vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung

Kenntnisse und Erfahrungen (verpflichtend)

  • Mehrjährige und einschlägige Berufserfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung oder vergleichbare Berufserfahrung
  • Gute schreibtechnische Fähigkeiten
  • Kenntnisse der für diesen Bereich einschlägigen Vorschriften (z.B. Bundeshaushaltsordnung, Bundesreisekostengesetz)
  • Grundkenntnisse im Vergaberecht

Kenntnisse und Erfahrungen (wünschenswert)

  • Erfahrungen in Endnote
  • Erfahrungen in der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Dokumente und Vorträge
  • Erfahrung mit Datenmanagementsystemen

Weitere Voraussetzungen

  • Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C 2, Englisch mindestens B 2
  • Bereitschaft für eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG)

Damit überzeugen Sie uns

  • Flexibilität: Arbeitsabläufe bei zusätzlichen Aufgaben werden flexibel gestaltet
  • Belastbarkeit und Stresstoleranz: Leistungsniveau wird auch unter Druck und großen Arbeitsmengen aufrecht gehalten
  • Organisationsfähigkeit: die eigene Arbeit wird sinnvoll strukturiert und dabei behalten Sie den Überblick über die eigenen Aufgaben
  • Kommunikationsfähigkeit: Sie verhalten sich anderen gegenüber zuvorkommend, freundlich und wertschätzend
  • Kooperations- und Teamfähigkeit: Sie zeigen sich in der Zusammenarbeit vertrauenswürdig und verlässlich
  • Serviceorientierung: Sie übernehmen persönlich die Verantwortung für die schnelle Lösung von Probleme

Unser Angebot

  • Flexible Arbeitszeiten und verschiedene Teilzeitmodelle
  • 30 Urlaubstage im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Umfangreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
  • Kita „RoKo-Kids“ und Familienservice
  • Vielfältige Sportangebote (u.a. Fitness, Yoga, Tischtennis)
  • Interdisziplinäre Institutsaktivitäten (Chor, Vortragsreihen für Alle, Cinema, Museum, …)
  • Gelebte Diversität und Inklusion

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter www.interamt.de.
Bitte bewerben Sie sich über das Stellenportal des Öffentlichen Dienstes Interamt unter der StellenID 700455 / Kennziffer 122/21 bis zum 16.08.2021.

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